Managementul Securitatii si Sanatatii in Munca
Manual de Securitate si Sanatate in Munca

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Politica specifica

Organizatia recunoaste necesitatea de a mentine un set adecvat, complet si actualizat de schite, documente si/sau specificatii in legatura cu standardul OHSAS 18001 cerinta 4.4.5., inclusiv documente extern.

Managerul SSM a stabilit lista principalelor documente, care identifica statutul revizuit curent al acestora, in vederea indepartarii folosirii la intamplare a documentelor.

Compania a stabilit si va mentine o procedura de control a documentelor pentru a se asigura ca:

• Problemele juste din documentatia relevanta sunt puse in locurile corespunzatoare (acolo unde sunt necesare) de catre personalul adecvat;
• Copiile invechite/scoase din uz au fost inlocuite/distruse;
• Schimbarile si modificarile din documente sunt revizuite si aprobate de acelasi personal sau departamente care au realizat analiza si aprobarea originalelor, in afara cazului in care se desemneaza alte persoane;
• Toate documentele sunt controlate in cadrul procedurilor de control al documentelor, incluzand o lista principala cu documentele, iar cele care trebuiesc schimbate sunt reorientate dupa un numar practic de schimbari pentru a se evita munca in plus.

Domeniu de aplicare

Aceasta procedura documentata se refera la:

• proiectarea, analiza, aprobare si amendarea documentelor, precum si controlul documentelor si informatiilor necesare si adecvate, in scopul de a asigura ca personalul cunoaste existenta si disponibilitatea documentelor ce le guvernează sarcinile;
• documentele si datele in legatura cu cerintele OHSAS 18001, indiferent de tipul de suport, care poate fi copie pe hartie, mediu electronic sau mixt;
• documentele si datele proprii sau de provenienta externa.

Responsabilitati

Managerul SSM este responsabil pentru continutul prezentului procedeu documentat si pentru a se asigura ca acesta este respectat.

Actiuni si metode

Pentru atingerea obiectivului acestui procedeu documentat se desfasoara urmatoarele activitati:

• identificarea documentelor si datelor;
• completarea documentelor si datelor;elaborare lista de referinta documente de sistem calitate;
• elaborarea documentelor si datelor;
• analiza, aprobarea si emiterea documentelor si datelor;
• controlul editiei, difuzarii si revizuirii (prevenirea utilizarii de documente nevalabile);
• retragere documente nevalabile si/sau perimate din toate punctele de difuzare/utilizare.

Toate documentele sunt revazute, in functie de importanta problemelor, de managerul SSM, care este responsabil cu asigurarea existentei si repartizarii la locul potrivit a urmatoarelor:

• Revizuirea si aprobarea documentelor de personalul autorizat inainte de distribuire si folosire;
• Asigurarea semnaturilor de revizuire/aprobare si un mijloc de indicare a nivelului de revizuire a documentului;
• Numerotarea si numirea documentelor si copiilor conform unui domeniu de utilizare;
• Un registru pentru indicarea numarului documentului / copiei si numele si localizarea tuturor detinatorilor documentelor controlate;
• Disponibilitatea problemelor relevante din cadrul documentelor adecvate acolo unde indeplinesc operatiuni esentiale pentru functionalitatea sistemului SSM;
• Marcarea adecvata a documentelor folosite pentru planificare sau scopuri similare ce nu au primit aprobarea finala, utilizand insemne de tipul "NU FOLOSITI" sau ceva similar;
• Revizuirea problemelor din documentele invechite; inlocuirea documentelor invechite.

Inregistrari

O copie a documetelor, incluzand fisele proiectelor si rapoartele de analiza, se indosariaza si se introduce in baza de date , pentru cel putin cinci. Registrul documentelor, in care se evidentiaza editia si difuzarea, se pastreaza la reprezentantul managementului pentru SSM si in memoria electronică (pentru a se vede in orice moment care editie este in vigoare).

Occupational Health and Safety Management
Manual of Occupational Health and Safety

Manual de Securitate si Sanatate in Munca

Sistemul de Management al Sanatatii si Securitatii in Munca

Noutate